Dostęp do aktualnych informacji z prasy jest ważnym elementem pracy w wielu organizacjach. Zarządy, analitycy, działy komunikacji, marketingu czy administracja publiczna regularnie korzystają z gazet i czasopism, aby śledzić wydarzenia gospodarcze, polityczne i branżowe.

Jeszcze do niedawna oznaczało to przede wszystkim papierową prenumeratę gazet dostarczanych do biura. Dziś coraz więcej firm i instytucji korzysta z prasy w formie cyfrowej, która umożliwia wygodny dostęp do treści na komputerze, tablecie lub smartfonie.

Wraz ze zmianą sposobu czytania pojawia się jednak nowe wyzwanie: jak zarządzać dostępem do prasy w organizacji, tak aby był wygodny dla pracowników, a jednocześnie uporządkowany od strony administracyjnej i kosztowej.

W tym artykule wyjaśnię, jak firmy i instytucje korzystają z prasy, jakie modele dostępu do treści są dziś dostępne oraz jak można efektywnie zarządzać prenumeratą gazet i czasopism w organizacji.

Dlaczego dostęp do prasy jest ważny w organizacji?

Dla wielu organizacji prasa jest jednym z podstawowych źródeł informacji o otoczeniu gospodarczym, regulacyjnym i społecznym. Dzięki niej możliwe jest szybkie śledzenie zmian na rynku, decyzji administracyjnych czy opinii publicznej.

Z prasy korzystają między innymi:

• zarządy i kadra menedżerska
• działy strategii i analiz
• działy komunikacji i PR
• działy prawne
• pracownicy administracji publicznej

Regularny dostęp do informacji pozwala szybciej reagować na zmiany w otoczeniu organizacji i podejmować lepsze decyzje biznesowe lub administracyjne.

Jak firmy korzystają z prasy?

W firmach prasa pełni przede wszystkim funkcję źródła wiedzy o rynku, konkurencji oraz wydarzeniach gospodarczych. W wielu organizacjach codzienny przegląd prasy jest elementem pracy zarządu oraz działów analitycznych.

Firmy wykorzystują prasę między innymi do:

• monitorowania wydarzeń gospodarczych
• śledzenia zmian legislacyjnych
• analizy trendów rynkowych
• obserwowania działań konkurencji

Coraz częściej prasa dostępna jest dla większej liczby pracowników w organizacji dzięki cyfrowym prenumeratom.

➡ Więcej o tym, jak firmy wykorzystują prasę cyfrową w pracy, przeczytasz w artykule:
Jak firmy korzystają z eprasy w codziennej pracy

Jak instytucje publiczne korzystają z prasy?

Dla administracji publicznej prasa jest ważnym źródłem informacji o wydarzeniach społecznych, politycznych i gospodarczych. Urzędy oraz instytucje publiczne korzystają z gazet i czasopism między innymi w celu monitorowania opinii publicznej oraz śledzenia zmian w otoczeniu regulacyjnym.

Z prasy korzystają na przykład:

• kierownictwo instytucji
• departamenty analityczne
• biura komunikacji
• działy legislacyjne

W wielu przypadkach instytucje publiczne muszą również zarządzać dostępem do prasy dla wielu departamentów jednocześnie.

➡ Więcej o tym, jak instytucje mogą optymalizować koszty prenumeraty prasy, przeczytasz w artykule:
Jak obniżyć koszty e-prasy w urzędzie i spółce Skarbu Państwa

Jak zarządzać dostępem do prasy w organizacji?

W dużych organizacjach zarządzanie prenumeratą prasy może być wyzwaniem. Wiele zespołów potrzebuje dostępu do różnych tytułów, a jednocześnie konieczne jest zachowanie kontroli nad kosztami oraz dostępami użytkowników.

Najczęściej spotykane wyzwania to:

• wiele oddzielnych prenumerat u różnych wydawców
• brak centralnego zarządzania dostępem
• trudności z kontrolą wykorzystania subskrypcji
• duża liczba umów i faktur

Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na centralne zarządzanie dostępem do prasy cyfrowej w jednej platformie.

Takie rozwiązanie pozwala łatwiej zarządzać dostępem pracowników do konkretnych tytułów oraz uporządkować proces prenumeraty.

Platformy do czytania prasy – różne modele dostępu.

Dziś organizacje mogą korzystać z prasy cyfrowej na dwa główne sposoby.

Pierwszym rozwiązaniem są platformy agregujące prasę cyfrową, które umożliwiają czytanie wielu tytułów w jednym miejscu.

Drugim  jest wykupienie subskrypcji wydawców, co pozwala uzyskać dostęp do konkretnych portali informacyjnych oraz dodatkowych treści publikowanych przez redakcje.

Oba modele mają swoje zalety i mogą odpowiadać na różne potrzeby użytkowników.

➡ Więcej o różnicach między tymi rozwiązaniami przeczytasz w artykule:
eprasa.pl czy subskrypcje u wydawców – jak wybrać dostęp do prasy cyfrowej

Podsumowanie.

Sposób korzystania z prasy w organizacjach zmienia się wraz z rozwojem technologii i cyfrowych modeli dystrybucji treści. Coraz więcej firm i instytucji rezygnuje z papierowej prenumeraty na rzecz prasy cyfrowej, która umożliwia wygodniejszy dostęp do informacji oraz łatwiejsze zarządzanie dostępem pracowników.

Jednocześnie organizacje mają dziś do wyboru różne modele dostępu do prasy – od subskrypcji  wydawców po platformy umożliwiające czytanie wielu tytułów w jednym miejscu.

Kluczowe jest dopasowanie rozwiązania do potrzeb organizacji oraz sposobu korzystania z informacji przez pracowników.

➡Sprawdź jak pomagamy w transformacji cyfrowej w artykule:
Jak eprasa wspiera organizacje w przejściu z prasy papierowej na cyfrową